Testei 3 aplicativos de organização durante uma semana e te conto o veredicto

por Sofia Stipkovic

A minha relação pouco saudável com ansiedade e listas já foi tratada aqui como sessão de terapia aberta em um post. Hoje, eu volto para contar para vocês quais são os aplicativos de organização que têm me ajudado a superar a ânsia de bater metas, controlar tudo e, sobretudo, têm de fato me auxiliado na organização de trabalho e pessoal. Ideias não se perdem mais, anotações também não e as tarefas são feitas e finalizadas aos poucos, como deveria ser e não tudo em poucas horas como eu estava me cobrando.

Ao longo da semana passada, me empenhei em testar 3 aplicativos de organização, ou melhor, plataformas que são conhecidas e funcionam de formas diferentes: calendário do Google, Trello e Wunderlist. Durante mais ou menos dois dias, utilizei cada uma delas para sentir como e se de fato elas estavam me ajudando - percebi que um dia só de teste não seria suficiente para provar a eficiência.

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Foto: Google Calendar (Sofia Stipkovic)


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O primeiro entre os aplicativos de organização foi o calendário do Google. Pensei comigo: que melhor lugar para marcar as minhas tarefas diárias, né? É ótimo marcar na mesma agenda onde também estão as minhas reuniões e onde as pessoas conseguem ver o que estou fazendo antes de marcar uma call! A ideia é realmente muito boa, o calendário é fácil de usar e bastante intuitivo e, à primeira vista, colocar hora pra cada projeto dá uma sensação de segurança. Tipo, "fazendo tudo isso, eu paro de trabalhar às 19h! Arrasei!"

O problema é que não, eu não arrasei. Porque essa sensação de segurança começa a ir embora a medida que o dia passa e você percebe que não consegue cumprir as metas individuais, digo, de cada tarefa - e, como dá para imaginar, muito menos dá pra cumprir a meta no final do dia. Pra mim, isso é um pesadelo. Porque esticar o tempo de um projeto te leva a atrasar o outro e assim por diante. Uma bola de neve de ansiedade que te engole com facilidade. E gente, essa é a minha visão e claro que eu me cobro muito mais do que deveria. Se eu tivesse talvez uma visão mais realista do que consigo de verdade executar em um dia de trabalho, o calendário do Google seria uma ferramenta incrível!

O melhor benefício: na minha opinião, são dois os melhores benefícios de usar o calendário do Google como plataforma de organização. Número 1: é a forma mais fácil de deixar claro aos seus colegas de trabalho quando e com o quê você está ocupada, e isso facilita muito a marcação de reuniões. Número 2: é excelente para descobrir quanto tempo você realmente leva para fazer cada tarefa do seu escopo de trabalho. O que é maravilhoso para você entender quanto vale o seu dia, a sua hora-trabalho. 

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O Wunderlist também foi testado. Entre os aplicativos de organização, ele foi o único que precisei baixar no meu computador - explico: todos os apps citados aqui precisam do download na versão mobile, mas eu uso muito mais no desktop e calendário do Google e Trello têm versões de site. 

Essa plataforma é também simples de usar e se assemelha muito ao notas que temos no celular, mas com uma diferença: ele te dá alertas de quando uma tarefa precisa ser revista ou qual é o seu prazo final para determinado projeto. Isso ajuda muito. Mas lembre-se: quem coloca os prazos é você então seja gentil consigo mesma, tá? Ao longo de 2 dias, o Wunderlist até foi de grande valia, mas honestamente eu me irritei com o fato de ser apenas um bloco de notas com deadlines e muita coisa se perdeu. Continuei sentindo que não estava de fato avançando no trabalho. 

O melhor benefício: se você é daquelas pessoas que escrevem muito dentro das notas e consegue dividir bem as tarefas, de forma que elas sejam rápidas e não projetos muito longos, o Wunderlist é bem bacana. 

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Foto: Trello (Sofia Stipkovic)
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O último entre os aplicativos de organização que testei foi o Trello. Já havia trabalhado com ele em outras empresas, mas nunca como organização pessoal mesmo. A plataforma pode ser acessada online via site ou mobile - nesse caso, é preciso fazer download. Fiquei com a opção no desktop porque se eu baixasse no celular, ficaria maluca verificando meu desempenho e projetos o tempo todo. Me conheço. Ah, e de novo: o Trello, assim como o calendário do Google e o Wunderlist, é muito fácil e intuitivo de usar.

Durante 2 dias de testes, acredito que o Trello tenha sido o grande vitorioso e acho que vou seguir usando-o no dia a dia. Pois, nele consigo criar boards para os diferentes tipos de escopo que tenho e cartões para cada projeto, e ainda dentro deles é possível criar uma checklist - ou seja, uma lista a ser finalizada aos poucos e que deixa marcado na tarefa a porcentagem já entregue. Isso sim é o que chamo de segurança e paz para minha ansiedade! Além disso, dentro dos cartões você consegue adicionar comentários como um bloco de notas, diferenciar os projetos por rótulos coloridos e colocar prazos - e também ser avisado com marcações em amarelo e vermelho dependendo da urgência!

E mais: você pode fazer como eu fiz e criar um board para ideias soltas, tarefas a fazer, tarefas em processo, tarefas em aprovação e, por fim, um board de finalizadas. Durante a semana, os projetos vão andando e você sente isso ao ver quantos por cento está sendo entregue diariamente, e consegue enxergar na lista de projetos completos, o resultado do seu trabalho de segunda à sexta. Pra mim, aprovadíssimo! E há quem também use o Trello para organizar tarefas domésticas e finanças então vale mesmo dar uma chance à plataforma. 

O melhor benefício: o layout que deixa muito claro a diferença entre os projetos e tarefas, e também a opção da checklist que permite criar não só um fluxo de organização específico para aquele trabalho como também deixa evidente o status dela. Então, mesmo que não esteja pronto, dá pra ver logo de cara que não está parado ou esquecido! E isso me tira muita ansiedade, sério. 

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Sei que foram poucos os meus testes de aplicativos de organização então decidi trazer outros nomes que surgiram na minha pesquisa inicial e que talvez, se nenhum dos que mostrei te ajudem, esses podem ser a solução. Confira:

Todoistme recomendaram muito, porém não tive a oportunidade de testar então não entrou no post com review. Mas está aqui como indicação!

Any.Dotem a mesma ideia de criar listas e tarefas, e também apareceu entre os melhores rankeados nas minhas buscas por aplicativos de organização.

Runrun.itjá fiz uso desse organizador de processos de forma profissional. Acho excelente no âmbito de trabalho, mas talvez não seja tão eficiente para inserir tarefas pessoais.

Basecampno dia a dia do STL, fazemos uso dessa plataforma para organizar as pautas. É ótimo e você consegue repassar a tarefa para outras pessoas depois de finalizar o seu escopo dentro daquele projeto, mas não achei suficiente para me organizar individualmente. Sinto muita falta da checklist!

Bearreza a lenda que ele faz a função de bloco de notas + organizador pessoal e de tarefas. Porém, não testei!

E no fim do dia, também não se esqueça que a famosa lista de papel e caneta é super eficiente, assim como os post-its na tela do computador.

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